01
通知、请示和制度材料
优先试点这一场景的目标是把事项背景、单位模板、审批链、历史范文整理成通知/请示/制度初稿和检查清单。
- 输入
- 事项背景、单位模板、审批链、历史范文
- 输出
- 通知/请示/制度初稿和检查清单
- 验收
- 检查材料准备时间、纪要漏项率、台账更新及时率
- 边界
- 编号、政策依据、印章和正式发布必须人工审核
01
行政
职能支持行政岗位适合先从通知、纪要、档案和台账切入，任务高频、规则清楚、结果容易复核。
- 覆盖角色
- 行政专员、办公室主任、前台、秘书、高校行政、综合管理
- 白皮书位置
- p13-16 · 2 张配图
01
应用场景全景表
7 个场景 · 输入、交付与人工边界左起第一列是这个岗位可交给 WorkBuddy 的场景； 中间两列是它需要什么、能交付什么；最后一列是必须由人或系统决定的部分 —— 这一列才是评审时真正要看的，因为它决定哪些环节不能自动化。
| 场景 | 需要输入 | WorkBuddy可辅助交付 | 人工或系统边界 |
|---|---|---|---|
| 通知、请示和制度材料 | 事项背景、单位模板、审批链、历史范文 | 通知/请示/制度初稿和检查清单 | 编号、政策依据、印章和正式发布必须人工审核 |
| 会议组织与纪要 | 议程、参会人、录音/转写 | 纪要、决议、待办和催办表 | 争议内容、责任人和期限需会后确认 |
| 日程与接待安排 | 访客、时间、地点、预算、偏好 | 日程表、接待方案、提醒 | 外部联系与费用承诺不能自动发出 |
| 文件档案归档 | 文件夹、档案分类表、保留期限 | 归档目录、重命名建议、缺件清单 | 涉密档案与销毁动作需授权 |
| 员工入离职手续 | 员工信息、岗位、设备和权限清单 | 入职包、账号设备待办、交接清单 | 个人信息最小化；账号开通/ 回收由系统管理员执行 |
| 物资与费用台账 | 采购、领用、库存、报销记录 | 资产台账、异常和补货提醒 | 实物盘点和财务入账仍需人工 /系统核对 |
| 制度知识问答 | 规章制度、办事指南、版本信息 | 带出处答复和办理步骤 | 旧版本、例外事项必须升级人工 |
02
三个优先场景
按落地难度排序，建议从 01 开始三个优先场景在各岗位下按同一套方法拆解：明确任务口径 → 收集并检查输入 → 让 WorkBuddy 执行整理、检索或生成 → 输出可编辑结果 → 由岗位负责人复核后进入下一流程。
01通知、请示和制度材料
02会议组织与纪要
03日程与接待安排
02
会议组织与纪要
这一场景的目标是把议程、参会人、录音/转写整理成纪要、决议、待办和催办表。
- 输入
- 议程、参会人、录音/转写
- 输出
- 纪要、决议、待办和催办表
- 验收
- 检查材料准备时间、纪要漏项率、台账更新及时率
- 边界
- 争议内容、责任人和期限需会后确认
03
日程与接待安排
这一场景的目标是把访客、时间、地点、预算、偏好整理成日程表、接待方案、提醒。
- 输入
- 访客、时间、地点、预算、偏好
- 输出
- 日程表、接待方案、提醒
- 验收
- 检查材料准备时间、纪要漏项率、台账更新及时率
- 边界
- 外部联系与费用承诺不能自动发出
03
四层能力与实施条件
从文件层到决策层，越往后越需要治理同一个岗位的场景会分散在四层里：文件层只用本地文档就能跑， 知识层要先建好有版本、有出处、有权限的资料，系统层要接业务系统， 决策层则必须保留人工批准。先看自己能从哪一层起步。
文件层
- 会议组织与纪要
- 日程与接待安排
- 文件档案归档
- 员工入离职手续
使用本地文档、表格和模板，结果可人工检查
知识层
- 通知
- 请示和制度材料
- 制度知识问答
建立有版本、有出处、有权限的知识资料
系统层
- 日程与接待安排
通过受控的Connector、MCP或API读写业务系统
决策层
- 文件档案归档
展示依据、假设和影响，高风险决定由人批准
04
试点建议与实施边界
试点怎么推进
推荐先做“会议组织与纪要”。它所需输入是议程、参会人、录音/转写，目标交付是纪要、决议、待办和催办表。
试点可按四个动作推进：第一，抽取一批真实历史任务作为基线；第二，用同一批输入让人工流程和WorkBuddy流程并行；第三，记录失败、遗漏和人工修改原因；第四，只在结果稳定、权限清楚、可以回滚时扩大范围。
建议验收指标包括：材料准备时间、纪要漏项率、台账更新及时率。如果结果需要大量重做、来源无法追溯、系统写入不可回滚，试点应暂停并先修复数据或流程。
不能越过的边界
- 员工入离职手续：个人信息最小化；账号开通/回收由系统管理员执行。
- 物资与费用台账：实物盘点和财务入账仍需人工/系统核对。
- 制度知识问答：旧版本、例外事项必须升级人工。
- 第三方案例中的效率数字和产品能力先作为线索，正式采购或发布前回查官方资料与实际测试。
05
主要资料来源
白皮书列出的入选来源文章- 行政人别再被通知、纪要、台账淹没了！5个WorkBuddy工作流，把公文写作、会议整理、政策解读全自动化
- IMA与WorkBuddy协同方案：提升行政文秘三大核心场景效能
- 一人行政部：用WorkBuddy把新员工入职流程变成“丝滑”流水线
- WorkBuddy培训师最新WorkBuddy应用培训课程大纲之WorkBuddy智能体赋能HR办公自动化实战
- WorkBuddy岗位实战02｜行政：一次会议，怎样留下纪要、待办和材料包？
行政的场景能不能落到你们现在这套流程上？
把你们这个岗位最耗人的一件事说清楚，我们按上面四层能力给出可切入点、需要对接的系统清单和人工边界 —— 不是通用方案，是照着你们现有流程改的版本。
